Съгласно с Устава и Правилника за работа
Изпълнителният орган на Съюза се нарича Център.
Центърът се ръководи от директор, който се подпомага от зам.директори и други служебни лица.
Правилата за работа на Центъра са определени с Правилник, утвърден от УС.
Центърът разработва Национална система за оценяване на съответствието /НСОС/, като упълномощава Органите към Съюза да я прилагат в своята работа.
Основна цел и главни задачи на Изпълнителния Център - ИЦ.
Да разработи алгоритмизирани Рамкови Процедури, които са колективна интелектуална собственост на Съюза и са защитени със Закона за авторските и сродните права, както и други нормативни документи на НСОС на Република България.
Да упълномощава Органите за оценяване на съответствието /по нататък “Органите”/, когато удовлетворяват изискванията на Устава, Правилник, Основните и Рамкови критерии и други нормативни документи на Съюза и които чрез акта на упълномощаването добиват правото да използват и прилагат алгоритмизираните Рамкови Процедури.
Да извършва планов, а при необходимост – извънреден надзор над упълномощените Органи дали спазват условията и изискванията, при които са издадени техните Атестати за упълномощаване. Съобразно с резултатите от надзора Съюзът потвърждава, временно спира или анулира валидността на Атестата.
До 31.12.2014 г. да извършва надзор над Органите с валидна акредитация и упълномощаване (АУ), получени от Съюза преди 01.01.2010 г. с цел - потвърждаване, временно спиране или анулиране на валидността на техните Атестати за акредитация и упълномощаване.
Да осигури прозрачност на дейностите на Съюза като публикува всички нормативни документи, свързани с упълномощаването и надзора над Органите, както и данните с резултатите от упълномощаването и надзора.
Видове Органи и дейности за упълномощаване.
Органите за оценяване на съответствието на продуктите в доброволната зона на пазара извършват типовете дейности:
1. Органи за сертификация на системи за управление (СУ) от вида:
a. на качеството;
b. на околната среда;
c. на здравословни и безопасни условия на труд;
d. на безопасност на храните;
e. на сигурност на информацията
2. Органи за сертификация на продукти;
3. Органи за сертификация на персонал;
4. Органи за контрол;
5. Лаборатории за изпитване или калибриране.
Критериите и изискванията към структурата, система за управление, подход и начин на работа на Органите са определени в конкретни стандарти. Съответствието с тях след 01.01.2010 г. се установява чрез акредитация от Национален акредитиращ орган, отговарящ на изискванията на Регламент (ЕО) 765/2008.
Акредитираните органи изпълняват конкретен тип дейност в доброволната зона на пазара, като прилагат своя Документирана процедура.
Органите, които оценяват съответствието на продуктите в регулираната зона, се нотифицират съгласно критериите и изискванията, определени с Решение (ЕО) 768/2008 и актове на Европейското техническо законодателство за хармонизация (ЕТЗХ).
Нотифицираните органи оценяват съответствието с конкретен акт на ЕТЗХ по своя Документирана процедура, отговаряща на конкретен/ни модул/и от Глобалния подход.
Съюзът упълномощава чрез ИЦ акредитиран и/или нотифициран Орган, когато Документираната му процедура съответства на конкретна алгоритмизирана Рамкова Процедура на НСОС, както и на Основните и специални Рамкови критерии за упълномощаване на Съюза.
Осигуряване на прозрачност и коректност.
Съюзът осигурява прозрачност и коректност на своите дейности и на работата на Органите за оценяване на съответствието, като:
Публикува основните си нормативни и работни документи в свои специализирани издания /Сборници/.
Регистрира и публикува в годишния Бюлетин и в Интернет страницата на Съюза определена информация за ново упълномощени Органи, за валидността на упълномощаването им след надзор, както и за валидността на акредитацията на Органи, получили акредитация от Съюза преди 01.01.2010 г.
Проверява планово и извънредно, при сигнали на клиенти, коректността на изпълнението на Процедурите на упълномощените Органи, както и цялостната работа на Органите, акредитирани от Съюза преди 01.01.2010 г.
По време на валидността на акредитацията и/или упълномощаването (по-нататък “АУ”) на Органите ИЦ може да изисква информация за всичките им клиенти, както и да осъществява контакт с тях.
Органите с валидна АУ от Съюза за сертификация на системи за управление (тип дейност № 1) подават определена информация, чрез която ИЦ регистрира и публикува в годишния Бюлетин и Интернет страницата на Съюза данните за резултатите от тяхната работа:
1. по нови сертификации на предприятия – клиенти на тези Органи;
2. от надзорните одити на вече сертифицирани от тях предприятия.
Органи с валидна АУ от Съюза за типове дейности (№№ 2, 4 и 5) предават за публикуване в годишния Бюлетин Списъци с новите им клиенти и броят на сертифицирани или контролирани от тях продукти в рамките на една година.
Съюзът чрез ИЦ организира и съдейства за изграждане на Национална система за обучение и сертификация на персонал, работещ в областта на оценяване на съответствието, като обучението обхваща европейско техническо законодателство, качество, стандартизация, акредитация, сертификация, контрол, изпитване и калибриране, надзор на пазара и т.н.
ИЦ публикува в годишния Бюлетин и в Интернет страницата на Съюза определена информация за специалисти, получили квалификацията “Одитор на системи за управление” чрез сертификация на персонал.
Сътрудниците на ИЦ активно участват в организирането и/или съдействат за провеждането на научно-технически мероприятия, включващи в тематиката си оценяване на съответствието.
Ръководните органи на Съюза и ИЦ отделят особено внимание на провеждане на Балканските конференции и подпомагат участието с доклади в тях на представители на Съюза.
Процес на упълномощаване и надзор (УН) на Органи.
Процесът на УН на Органа зависи от състоянието на валидност на Атестата. Възможни са следните състояния:
Органът кандидатства за първоначално или продължаване на упълномощаването след изтичане на срока на валидност. Актът на процеса на УН приключва с едно от решенията:
1. да се издаде Атестат за искания тип дейност и обхват на упълномощаване;
2. да се издаде Атестат за искания тип, но с ограничен обхват;
3. да се откаже упълномощаване на Органа.
Извършва се планова или извънредна надзорна оценка. Възможни са двата случая:
1. Органът е акредитиран и упълномощен (АУ) преди 01.01.2010 г. Тогава Актът на надзорната оценка се отнася за валидността на АУ на Органа.
2. Органът е акредитиран след 01.01.2010 г. или е нотифициран. Тогава Актът на надзорната оценка се отнася само за валидността на упълномощаването му (У).
Актът на надзора и за двата случая приключва с едно от решенията:
1) Валидността на Атестата е потвърдена.
2) Валидността на Атестата е спряна временно, до извършване на коригиращи действия.
3) Валидността на Атестата е анулирана/прекратена.
Едно решение се взима и протоколира от Комисията по УН, след което то се съобщава писмено на Органа.
1. Когато решението е положително, Председателят утвърждава решението на КУН и процесът завършва съгласно с Процедурата за УН.
2. Когато решението не удовлетворява искането на Органа, тогава той може да направи възражение по Процедурата за възражения.
Възражението на Органа се обработва според правилата, по ред и срок, определен в Процедурата за възражения.
Решението на Комисията по възражения може да:
a. потвърди решението на КУН;
b. приеме възражението и да върне процеса за повторно решение от КУН.
Решението на Комисията по възраженията се дава за утвърждаване от Председателя, който може да го потвърди или да го върне за повторно разглеждане.
Утвърденото решение на Председателя по завършващия Акт на процеса за УН (АУ или У) е окончателно за Органа в рамките на Съюза.
Когато окончателно решение е за временно спиране на валидността на Атестата на Органа, то се публикува в Интернет страницата до продължаване на У (АУ) или до анулирането й; за срока на прекъсване на валидността писмено се уведомяват клиентите на Органа.
Когато окончателно решение е за анулиране/прекратяване на валидността на Атестата на Органа, тогава Съюзът:
1. закрива регистрационния номер на Органа в Регистъра;
2. изисква срочно Органът да върне издадения му Атестат за У (АУ);
3. публикува информация за невалидността на Атестата в Интернет страницата и в Бюлетина;
4. уведомява клиентите на Органа и обществеността, че от определена дата:
a. Атестатът за У (АУ) на Органа, издаден от Съюза, е невалиден;
b. Сертификатите на клиентите, издадени от Органа на основание вече невалидния Атестат, също са невалидни;
c. публикацията за клиентите остава в Интернет страницата докато Органът не представи преки доказателства пред Съюза, че посочените сертификати са невалидни /унищожени/.
Промяна и приключване на валидността на Атестата от Орган.
Промяна по време на валидността на Атестата може да се извърши само за упълномощаването на Органа в трите аспекта:
1. Разширяване или намаляване на обхвата на същия тип дейност.
2. За преход към един от видовете сертификации на СУ - когато е упълномощен за “сертификация на СУ на качеството”.
3. За преход към други типове дейности, когато Заявителят има валидна АУ от Съвета за един или повече от тези 5 типа дейности.
Промяната по 1 или 2 се извършва със самостоятелна извънредна оценка, която може да се извърши и успоредно с годишен надзор. Промяната по 3 се извършва с нов процес за упълномощаване на Органа чрез извънредна оценка.
За промяна по 1 се издава нов Атестат с нов обхват, като се запазва срока на валидност на предния Атестат.
За промяна по 2 и 3 се издава самостоятелен Атестат за променения вид или тип дейност на упълномощаване. Той е с пълен срок на валидност, различен от датите на валидност на Атестата, който Органът е получил преди това.
За всяка промяна се сключва нов Договор за изпълнение на допълнителна оценка, като цените се редуцират съгласно с Тарифата за такси.
Органът може да приключи с валидността на Атестата на Съюза както следва:
1. при изтичане на срока на валидност на упълномощаването той не желае да го поднови;
2. по време на валидност на АУ или само на У, едностранно сам прекратява валидността му.
Упълномощаване на Орган може да се поднови, когато 4 месеца преди крайния срок на валидност на Атестата той подаде Заявка пред Съюза за подновяване. Тогава се извършва съкратен процес на ново упълномощаване, който е с намалена цена според Тарифата за такси.
При неспазване на 4 месечния срок Атестатът не може да се поднови. При желание Органът може да получи ново упълномощаване, като кандидатства 6 месеца след крайния срок на Атестата по общоприетия ред, без редуциране на таксата.
Органът може писмено да уведоми Председателя на Съюза, че едностранно прекратява валидността на Атестата си по всяко време на срока на неговата валидност. Това е възможно, когато Органът е изпълнил всички свои задължения спрямо Съюза, дължими преди датата на едностранното прекратяване.
При непродължаване или едностранно анулиране/прекратяване на валидността на Атестата за У (АУ) Съюзът процедира както по-горе – при анулиране на Атестата в резултат от надзор.
